4.1.3 Arhiviranje
Kristinka Vuković Sonja Kermat Urška Juršev
Arhiviranje pomeni hranjenje starih listin.
ZGD o arhiviranju
Zakon o gospodarskih družbah v poglavju o poslovnih knjigah in letnem poročilu določa, da je treba poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter z zakonom določena letna in poslovna poročila hraniti trajno. Knjigovodske listine pa se lahko hranijo samo določeno časovno obdobje, kot to določajo drugi predpisi.
Likvidacija družbe
V primeru izvedbe postopka rednega prenehanja v delniški družbi ali družbi z omejeno odgovornostjo, morajo biti poslovne knjige, knjigovodska dokumentacija in dokumentacija o likvidacijskem postopku shranjene pri enem od delničarjev oziroma družbenikov ali pri organizaciji, določeni z zakonom. V primeru prenehanja družbe z omejeno odgovornostjo pa se poslovne knjige in knjigovodske listine izročijo v hrambo enemu od družbenikov ali tretji osebi. Če ni sporazuma, določi družbenika ali tretjo osebo sodišče.
Poleg Zakona o gospodarskih družbah najdemo določila glede arhiviranja v Slovenskih računovodskih standardih in davčni zakonodaji.
Elektronsko arhiviranje je podrobneje predstavljeno v posebnem članku o elektronskem računovodstvu.
RAČUNOVODSKI VIDIK
Pravila skrbnega računovodenja 1, 2 in 6 določajo pravila hrambe oziroma arhiviranja knjigovodskih listin, poslovnih knjig in obračunov.
Knjigovodska listina
Knjigovodska listina je praviloma v posebni obliki sestavljen in s podpisi potrjen zapis o poslovnem dogodku kot podlaga za vnašanje knjigovodskih podatkov v poslovne knjige in kontroliranje poslovnega dogodka, ki ga izpričuje.
Arhiviranje
Po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oziroma po sprejetju letnih računovodskih izkazov se knjigovodske listine na papirju arhivirajo oziroma računalniški nosilci podatkov shranijo. Knjigovodske listine se hranijo v izvirnikih na papirju ali pri računalniški obdelavi v podatkovnih zbirkah na različnih nosilcih podatkov, lahko tudi v digitalizirani obliki, v katere se prenašajo iz izvirnikov.
Knjigovodske listine na papirju se redno odlagajo, kot opredeli organizacija v svojem splošnem aktu. Tudi roke hrambe izvirnih listin opredeli organizacija v svojem splošnem aktu, pri čemer upošteva ustrezne predpise. Knjigovodske listine, nastale na podlagi računalniškega obravnavanja podatkov, je treba hraniti na nosilcih podatkov in v obliki, ki omogočajo sledljivost, popolnost arhiviranja ter možnost ponovnega reproduciranja ali izpisovanja v prvotni nespremenjeni obliki.
Uničenje
Izvirne papirne knjigovodske listine, s katerih so preneseni podatki na elektronske nosilce podatkov, se lahko po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oziroma v skladu s predpisi fizično uničijo.
Način hrambe
Podjetje v svojem splošnem aktu opredeli način hrambe knjigovodskih listin (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov).
Vrste poslovnih…
