Digitalizacija računov

Naše podjetje se je odločilo, da naredi korak naprej k digitalizaciji, in sicer na področju prejetih in izdanih računov. Zanima nas, kako je z e-hrambo le-teh. Namreč, ali se moramo odločiti za pooblaščenega arhivarja (npr. Pošta Slovenije, Mikrokop…itd), v kolikor se želimo znebiti papirnatih izvodov? Da na kratko opišem postopek. Prejeti računi se zajemajo na enem mestu z vsemi prilogami in se prenašajo v dokumentarni sistem, ki je certificiran in povezan z našim ERP sistemom. V kolikor so izvirno računi v papirni obliki, se preko certificiranega skenerja prenesejo v dokumentarni sistem ODIP, v kolikor pridejo preko elektronske pošte, se uvozijo v sistem ODIP. Potem se računi razporejajo po naših internih pravilih in ko so dokončno obdelani, poknjiženi, so pripravljeni za arhiv. Tukaj pa se porodi vprašanje, in sicer: ali se morajo sedaj prenesti v pooblaščeni arhiv (npr. Pošta Slovenije) ali zadostuje predvsem za davčne namene arhivski izvod iz našega dokumentarnega sistema in, ali lahko uničimo papirni izvod računa, ki je izvorno prišel preko navadne pošte na sedež podjetja in je bil nato poskeniran in prenešen v ODIP? Namreč po naših informacijah se relativno malo podjetij – zasebni sektor odloči za pooblaščenega arhivarja in večina hrani poleg elektronskih še papirne izvode. Ker le takšen postopek zahteva dvojno delo, bi prosila za informacijo, kako narediti, da bi zadostili zakonu in imeli le elektronske izvode. Prav tako je na strani izdanih računov vprašanje, kako arhivirati le-te v elektronski obliki.