Personalna mapa zaposlenega

1.133 Personalna mapa zaposlenega

Strokovni avtorski kolektiv Odvetniške pisarne Bohl d.o.o.

Personalna mapa zaposlenega je ključen sklop dokumentov, ki vsebujejo vse pomembne informacije in evidence o delovnem razmerju posameznega zaposlenega. Sama mapa sicer nima predpisane oblike, zato se vsak delodajalec sam lahko odloči o načinu vodenja in oblikovanja mape. Personalno mapo delavca mora delodajalec voditi v času njegove zaposlitve in naj bi vsebovala podatke in dokumente, ki so pomembni za izpolnjevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Po prenehanju delovnega razmerja pa se personalna mapa ne vodi več – takrat je treba skrbno pregledati, kateri dokumenti, ki so bili hranjeni v personalni mapi, so listine trajne vrednosti in se prestavijo v arhiv (torej se hranijo ločeno od zbirke podatkov aktualnih zaposlenih), ostale, za katere pa delodajalec nima več pravne podlage za njihovo hrambo, pa se ne smejo več hraniti, kar pomeni, da se bodisi vrnejo delavcu ali uničijo.

Uvodoma predstavljamo relevantno zakonodajo in obveznosti delodajalca, na koncu prispevka pa navajamo primer dobre personalne mape zaposlenega.

Vodenje evidenc

Pri vodenju evidenc je pomembno, da delodajalec spoštuje določila Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR-1) ter Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZEPDSV). V obeh zakonih so določila o tem, katere evidence mora delodajalec voditi, kaj morajo le-te vsebovati ter način vodenja evidenc.

48. člen ZDR-1 obravnava…