4.6.12 Pravilnik o računovodstvu
Kristinka Vuković Sonja Kermat Urška Juršev
Pravilnik o računovodstvu
Pravilnik o računovodstvu je eden od notranjih aktov podjetja. Z njim podjetje in druga organizacija zapiše:
- pravila o tem, kako bo organiziralo računovodsko funkcijo, katere naloge se bodo izvajale v računovodstvu ter kdo jih bo izvajal in kdo nadziral,
- katere računovodske usmeritve je izbralo za vrednotenje pripoznanih sredstev, obveznosti, stroškov, odhodkov in prihodkov ter o kasnejšem vrednotenju teh kategorij,
- katere poslovne knjige bo vodilo, kje in kako,
- katere knjigovodske listine bo izdajalo, kdo in kako,
- kako se bodo arhivirale knjigovodske listine in poslovne knjige.
Interni akt je lahko bodisi
- generalen, torej vsebuje temeljne odločitve podjetja o organiziranosti, vrednotenju in podobno, z ločenimi akti pa potem uredi posamezna področja bolj nadrobno (denimo izda ločen akt o inventuri, ločen akt o likvidaciji prejetih računov, ločen akt o izdajanju računov, ločen akt o obračunavanju potnih stroškov, ločen akt o arhiviranju, ločen akt o obračunavanju proizvodnje in podobno),
- vseobsegajoči, torej vsebuje tako generalne določbe za podjetje kot tudi nadrobne določbe za posamezne bilančne kategorije, opravila, službe.
Predvsem samostojni podjetniki in kmečka gospodinjstva svoje računovodske usmeritve zapisujejo v sklepe. Družbe, društva, nepridobitne in ostale organizacije redkeje uporabljajo sklepe za ureditev nekega področja (na primer sklep o amortizacijskih stopnjah) oziroma se ti uporabljajo za konkretizacijo posamezne določbe pravilnika (na primer sklep o odpisu terjatev za leto X).
Pravila o vrednotenju in sestavljanju letnih računovodskih izkazov so v veliki meri predpisana z zakonom (na primer z zakonom o gospodarskih družbah, zakonom o društvih, zakonom o zadrugah) ter z računovodskimi standardi. Zato teh pravil, ki so predpis, in se o njih ne moremo svobodno odločati ali odločati drugače, ni smiselno prepisovati v pravilnik. V pravilnik zato, da bo pregleden in uporaben, zapišemo le naše lastne odločitve o organizaciji, vsebini in pogostosti notranjega poročanja in podobno ter le tista pravila o začetnem in kasnejšem vrednotenju postavk posameznih sredstev, virov, prihodkov in odhodkov, za katera nam dajejo možnost izbire in naše odločitve (na primer izbor metod vrednotenja porabe zalog). Zato bomo tudi mi v tem geslu obravnavali le tista področja računovodskih standardov, kjer so pravila odprta in o katerih se mora odločiti vsako podjetje, vsak podjetnik, ustanova, društvo ali kdorkoli drug – sam. Odločiti samo v okviru dovoljenega z računovodskimi standardi in zakoni. Torej bomo opozorili na mesta v standardih, kjer je zapis«sme«, »lahko«, »organizacija opredeli«
Kakšen je dober pravilnik?
Dober pravilnik ni tak, ki vsebuje moderne izraze iz najnovejših učbenikov, pa še računovodje ne vedo, kaj točno bi naj pomenili. Dober pravilnik ni tisti, ki je prepis odstavkov ali stavkov iz učbenikov, kodeksov, računovodskih standardov, pravilnika drugega podjetja. Dober pravilnik je tak, ki je pisan na kožo našega podjetja, ki govori o naši organiziranosti, povzema aktivnosti, ki jih izvajamo v našem podjetju, ki vsebuje naše odločitve glede računovodskih usmeritev. Zato ne prepisujmo, da je sestavina računovodstva planiranje, in sicer mesečno, polletno… če v našem podjetju planiramo samo na letni ravni (ali pa sploh ne). In ne pišimo, da računovodstvo sestoji iz računovodskega načrtovanja, knjigovodstva, analiziranja in nadziranja, saj je to definicija računovodstva iz učbenikov in kaj drugače pač ne more biti, tak zapis je povsem odveč in smeti naš pravilnik. Dober pravilnik namreč ni tisti, ki je čim bolj debel, temveč tisti, ki vsebuje prav to, kar nam pomaga pri delu. Dober pravilnik ne obravnava področja, pri katerih imamo »zavezane roke« (denimo, da se prevozni stroški vključujejo v nabavno vrednost trgovskega blaga), obravnava pa področja, ki jih podjetje določi samo, k(j)er to dopuščajo standardi (na primer zaloge bomo zmanjševali z uporabo metode FIFO, prevozne stroške bomo delili na prevzeto pošiljko glede na težo sestavin pošiljke, stroške zavarovanja pa glede na vrednost sestavin pošiljke).
Čemu pravilnik o računovodstvu?
Ena od zahtev iz zakona o gospodarskih družbah kot tudi Okvira Slovenskih računovodskih standardov ter Okvirnih navodil k MSRP je načelo stalnosti. Da bi lahko zagotavljali izpolnjevanje te zahteve, je potrebno pravila igre zapisati in se jih držati iz leta v leto, le tako bo moč računovodskim izkazom zaupati, jih preverjati, v računovodski službi pa izvajati zapisano računovodsko politiko. Za ponazoritev naj navedemo enostavni primer: prevoznik lahko svoje vozilo odpisuje glede na prevoženo število kilometrov ali pa glede na starost vozila, odločitev o tem, bo zapisal v pravilnik, zato da bo lahko računovodja vsako leto obračunal po enaki metodi. Na ta način se dokazuje tudi urejenost organizacije in veča zaupanje v predložene računovodske izkaze, ko pride »na obisk« lastnik, revizor, davčni inšpektor ali kdorkoli drug. Računovodska poročila, sestavljena v podjetju z znanimi pravili igre, so bolj zanesljiva ter med leti primerljiva, kar pa je tudi zahteva iz uvoda tako v SRS2016 kot v MSRP. Zahteva, podana v Okviru SRS2016, je tudi, da morajo biti podjetja pozorna pri oblikovanju računovodskih…
