Pravilnik o računovodstvu za družbe (vzorec)

V skladu z določbo 54. člena Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1) ter s slovenskimi računovodskimi standardi 2024, ki obsegajo Uvod v SRS, Okvir SRS ter posamezne SRS-je ,ki urejajo gospodarske kategorije (Standardi I) ter standarde računovodskega poročanja (Standardi II) je direktor družbe XY d.o.o. dne ……………..sprejel

I. SPLOŠNE DOLOČBE

S tem pravilnikom XY d.o.o. (v nadaljevanju družba) določa organiziranost računovodstva, računovodska pravila z vidika pripoznavanja, odprave pripoznanja, merjenja in vrednotenja gospodarskih kategorij, računovodsko odgovornost in računovodska opravila.

Računovodstvo družbe zagotavlja informacije o poslovni in finančni uspešnosti družbe ter o njenem premoženjskem in finančnem stanju za notranje in zunanje uporabnike informacij.

Vsi izrazi v tem pravilniku so usklajeni z izrazi slovenskih računovodskih standardov 2024. Če pravilnik ne vsebuje določb , so v tem primeru neposredno uporabljajo določbe SRS 2024.

Okrajšave, uporabljene v tem pravilniku, pomenijo:

SRS: slovenski računovodski standard (številka za kratico se nanaša na standard)

PSR: pravila skrbnega računovodenja

ZGD-1: Zakon o gospodarskih družbah

ZDDV-1: Zakon o davku na dodano vrednost

Družba XY d.o.o. sestavlja skupinske računovodske izkaze za skupino družb, v kateri so

1. obvladujoča XY d.o.o. ter
2. odvisne družbe.

ali

Družba XY d.o.o. ne sestavlja skupinske računovodske izkaze.

Pri pripravi računovodskih izkazov družba upošteva splošna pravila o vrednotenju:

• časovno neomejenost delovanja (going concern) ,

• nastanek poslovnega dogodka.

Družba se obravnava, kot da bo v nedoločljivi prihodnosti še vedno poslovala in da imajo obdobni izidi, tudi letni, le relativno vrednost. Navedeno pomeni, da družba nima namena ustaviti ali zmanjšati poslovanja v prihodnosti.

Računovodsko obravnavanje ekonomskih kategorij je v tem pravilniku jasno opredeljeno in se ne more spreminjati glede na trenutne poslovne koristi družbe. Če je v različnih obdobjih različno, je treba prikazati razloge za takšne spremembe in njihove posledice.

Računovodstvo obravnava spremembe ekonomskih kategorij skladno z nastankom temeljnih poslovnih dogodkov. Da bi se poslovni izid izrazil vrednostno, morajo biti pri vsakem vzporejanju prihodkov in odhodkov, prihodki obremenjeni samo z ustreznimi odhodki, ne glede na prejemke in izdatke. Odhodki se pripoznavajo v izkazu poslovnega izida in pred tem v računovodskih razvidih na podlagi neposredne povezave nastanka stroškov in odhodkov v povezavi s pridobitvijo prihodkov.

Poslovodstvo družbe upošteva pri izbiranju računovodskih usmeritev in odločanju o uporabi teh ter pri pripravljanju računovodskih izkazov naslednje kakovostne značilnosti:

• razumljivost (razumljivost postavk v računovodskih izkazih, jasen pomen kontov in vknjižb na njih),

• ustreznost (postavke v računovodskih izkazih imajo zaželene, potrebne in koristne lastnosti, značilnosti in tudi konti in vknjižbe na njih ustrezajo določenemu namenu in pravilom),

• zanesljivost (postavke v računovodskih izkazih ne vsebujejo pomembnih napak in pristranskih stališč in zvesto predstavljajo tisto o čemer trdijo da predstavljajo; konti in vknjižbe na njih so popolni in zanesljivi). Pri računovodenju in sestavljanju računovodskih izkazov sta upoštevani tudi zahteva po previdnosti in dajanju prednosti vsebine pred obliko,

• primerljivost (zaradi metodične enotnosti je mogoče primerjati postavke v računovodskih izkazih družbe za različna leta in postavke v računovodskih izkazih različnih podjetij; tudi konti in vknjižbe na njih so metodično enotni v posameznem podjetju kot v različnih podjetjih).

Računovodski izkazi morajo vsebovati vse postavke, ki so dovolj pomembne, da lahko vplivajo na ocene in odločitve.

Računovodstvo je sestavni del informacijskega sistema družbe. Ta pravilnik ureja tisti del računovodstva, katerega končna stopnja je dajanje računovodskih podatkov in informacij zunanjim uporabnikom in tudi tisti del računovodstva, katerega končna stopnja je dajanje računovodskih podatkov in informacij notranjim uporabnikom.

Notranji uporabniki računovodskih informacij so v skladu s standardi

• izvajalci posameznih nalog, ki morajo odločati o podrobnostih izvajanja,

• poslovodstvo družbe,

• upravljalni in nadzorni organi v družbi,

• zaposleni v družbi.

Zunanji uporabniki računovodskih informacij so v skladu s standardi

• lastniki družbe, ki niso člani njegovih upravljalnih in/ali nadzornih organov (tudi možni vlagatelji kapitala),

• posojilodajalci (zlasti dajalci dolgoročnih, pa tudi kratkoročnih posojil),

• dobavitelji (zlasti dajalci dolgoročnih blagovnih, pa tudi kratkoročnih kreditov),

• kupci (zlasti glavni stalni kupci),

• država in

• javnost (tudi konkurenti).

V posameznih poglavjih pravilnika se obravnavajo:

1. splošne določbe,
2. organiziranost in delovanje računovodstva,
3. računovodska odgovornost,
4. knjigovodske listine in poslovne knjige,
5. popis sredstev in obveznosti do virov sredstev,
6. računovodski izkazi s pojasnili in poslovna poročila
7. izkazovanje in vrednotenje postavk v računovodskih izkazih,,
8. razkritja (pojasnila) postavk v računovodskih izkazih.
9. končne določbe.

Ta pravilnik ureja tisti del računovodstva, katerega končna stopnja je dajanje računovodskih podatkov in informacij zunanjim uporabnikom. Vprašanja, ki jih ta pravilnik ne ureja, se rešujejo v skladu s slovenskimi računovodskimi standardi in predpisi.

II. ORGANIZIRANOST IN DELOVANJE RAČUNOVODSTVA

Računovodstvo je organizirano kot služba v okviru FRS ter sestoji iz

• računovodstva glavne knjige (finančnega računovodstva),

• računovodstva terjatev in obveznosti,

• računovodstva stroškov in učinkov,

• materialnega računovodstva,

• računovodstva osnovnih sredstev,

• računovodstva plač.

Nosilci posameznih računovodskih opravil iz prejšnjega odstavka so določeni v sistemizaciji delovnih mest. Vodja računovodstva mora imeti najmanj visokošolsko izobrazbo. Praviloma mora pridobiti naziv preizkušeni računovodja in biti član Slovenskega inštituta za revizijo oziroma mora biti certificiran kot računovodja.

Prihodki in stroški družbe se načrtujejo in spremljajo po delovnih nalogih in stroškovnih mestih.

III. RAČUNOVODSKA ODGOVORNOST

Vodja računovodstva odgovarja za:

• organiziranje in usklajevanje del v računovodstvu,

• poznavanje in spoštovanje SRS, kodeksa, kodeksa poklicne etike računovodje, davčnih in finančnih predpisov,

• sodelovanje z vodji drugih funkcijskih področij v družbi,

• sodelovanje z zunanjimi revizorji,

• stalno izpopolnjevanje organiziranosti računovodstva,

• uvajanje sodobnejših računalniških obdelav podatkov ter računovodskih metod v skladu s strategijo družbe,

• morebitne popravke, spremembe in dopolnitve pravilnika o računovodenju družbe,

• pravilnost in pravočasnost knjižb in opozarjanje na neupoštevanje zakonov v podjetju.

Posamezni izvajalci v računovodstvu odgovarjajo za pravočasno in pravilno opravljeno delo. Pravočasno opravljeno delo pomeni, da mora biti delo opravljeno v rokih, ki so določeni z zakoni in s tem pravilnikom.

IV. KNJIGOVODSKE LISTINE IN POSLOVNE KNJIGE – pravila skrbnega računovodenja PSR št. 1 in št. 2

Knjigovodska listina se sestavi za vsak poslovni dogodek, ki se v zvezi s poslovanjem družbe, pokaže v spremembi sredstev ali obveznosti do virov sredstev ali pa v nastanku odhodkov ali prihodkov. Knjigovodske listine se sestavljajo tudi v zvezi s poslovnimi dogodki, ki so predmet zunaj bilančne evidence.

Izvirno knjigovodsko listino o poslovnem dogodku sestavijo na kraju in ob času njegovega nastanka osebe, ki sodelujejo pri njem, vsebuje pa:

• podatke o družbi, pri kateri nastajajo poslovni dogodki in o odgovornih osebah, matično številko

• podatke o poslovnem dogodku,

• v denarju izražen obseg sprememb zaradi poslovnega dogodka,

• podatke o kraju in datumu izdaje knjigovodskih listin ter

• opredelitve oseb, pooblaščenih za podpisovanje takih knjigovodskih listin.

To področje je podrobneje urejeno v okviru pravil skrbnega računovodenja (PSR 1) v prilogi – Tabela izvirnih knjigovodskih listin.

Izpeljana knjigovodska listina je knjigovodska listina sestavljena v knjigovodstvu oziroma računalniškem središču, ki obravnava knjigovodske podatke, in sicer na podlagi knjigovodskih podatkov iz izvirnih knjigovodskih listin ali v zvezi s preknjižbami v poslovnih knjigah.

Seznam izpeljanih knjigovodskih listin, v katerem so opredeljene osebe, ki jih sestavljajo, oziroma osebe, ki so odgovorne njihovo vnašanje v računalnik, je v prilogi – Tabela izpeljanih knjigovodskih listin.

Za vsako knjigovodsko listino sestavljeno v družbi, osebe, odgovorne za njeno resničnost in verodostojnost, s svojimi podpisi potrdijo, da je prikaz poslovnega dogodka pravilen, skladen z določili tega pravilnika in se sme uporabiti pri knjigovodskem obravnavanju podatkov.

Besedila in številke v knjigovodskih listinah se ne smejo popravljati tako, da bi postala njihova verodostojnost dvomljiva. Popravljajo se s prečrtavanjem oziroma stornom prvotnih besedil oziroma številk. Popravek opravi oseba, ki je izdala knjigovodsko listino in ga hkrati vnese na vse izvode knjigovodske listine. Blagajniške in druge listine, ki izpričujejo denarne poslovne dogodke, se sploh ne smejo popravljati, ampak se sestavijo nove.

Knjigovodska listina mora biti pred knjiženjem opremljena z ustreznimi podlagami, ki utemeljujejo poslovni dogodek.

Pravilnost in točnost knjigovodskih listin preverja za to odgovorna oseba. Seznam oseb, odgovornih za kontroliranje posameznih knjigovodskih listin, je priložen k prilogi – Krogotok knjigovodske dokumentacije.

Oseba, pooblaščena za kontroliranje, preveri:

• ali je odgovorna oseba s svojim podpisom na listini potrdila, da je prikaz poslovnega dogodka v listini pravilen,

• ali je odgovorna oseba potrdila s svojim podpisom, da je poslovni dogodek v resnici nastal,

• ali je odgovorna oseba s svojim podpisom na listini potrdila odgovornost za stroške, ki jih je povzročil poslovni dogodek, in hkrati odredila, katero stroškovno mesto in delovni nalog bremenijo.

Oseba, odgovorna za kontroliranje, s svojim podpisom potrdi, da je bilo kontroliranje opravljeno, da je knjigovodska listina pravno veljavna.

Izdajanje knjigovodskih listin

Knjigovodske listine izdajajo praviloma zaposleni, ki sodelujejo pri poslovnem dogodku. Izdajanje knjigovodskih listin je podrobneje določeno v prilogi – Krogotok knjigovodske dokumentacije in v drugih internih aktih družbe.

Gibanje knjigovodskih listin

Nalogi za knjiženje morajo biti oštevilčeni z nepretrganim zaporedjem številk, in sicer po skupinah oziroma vrstah temeljnic, ki so naštete v šifrantu.

Šifrant je dostopen v računalniški aplikaciji in v prilogi – Oznake temeljnic.

Zunajbilančna evidenca

Poslovni dogodki, zajeti v zunajbilančni evidenci, ob nastanku ne morejo imeti narave bilančnih postavk, ki bi vplivale na sredstva, obveznosti do virov sredstev, prihodke in odhodke. Druge lastnosti lahko imajo, vendar je treba nastanek poslovnega dogodka, zajetega v zunajbilančni evidenci, izpričati z verodostojno knjigovodsko listino (na primer z vrednostnimi papirji kot jamstvom).

POSLOVNE KNJIGE

Družba vodi poslovne knjige po načelih dvostavnega knjigovodstva. Vse poslovne knjige vodi računalniško in v skladu s PSR -2.

Družba vodi poslovne knjige v računovodstvu. Poslovne knjige, ki jih družba vodi, so:

• glavna knjiga in

• pomožne knjige.

Pomožne knjige so razčlenjevalni razvidi (analitične evidence) in druge pomožne knjige (pomožni knjigovodski razvidi). Analitične evidence so razčlenitve temeljnih kontov glavne knjige. V družbi vodimo naslednje analitične evidence:

• opredmetenih in neopredmetenih osnovnih sredstev,

• materiala in drobnega inventarja,

• kupcev in dobaviteljev,

• prejetih in danih posojil,

• prejetih in danih avansov,

• akontacij za službena potovanja.

Druge pomožne knjige, ki dopolnjujejo konte glavne knjige, so register opredmetenih osnovnih sredstev, blagajniški dnevnik, knjiga prejetih računov in knjiga izdanih računov. Družba vodi pomožne knjige v datotekah.

Družba vodi tudi evidence, ki jih zahteva izvajanje Zakona o DDV: knjige prejetih računov (Slovenija), knjige izdanih računov (Slovenija), knjige pridobitev blaga in storitev znotraj EU, knjige dobave blaga in storitev zunaj EU, posebne evidence o vstopnem DDV (tretje države).

Podatki iz analitične evidence kupcev se vnašajo v glavno knjigo računalniško naravnost z mest nastankov poslovnih dogodkov.

Razporeditev kontov v glavni knjigi temelji na vnaprej pripravljenem kontnem načrtu. Družba razčlenjuje predpisane knjižne skupine kontov glede na svoje potrebe, standarde in zahteve zunanjih uporabnikov računovodskih informacij (ter za davčne, statistične in podobne namene).

Družba evidentira posamezne poslovne dogodke na najmanj ……mestne konte. Družba uporablja kontni načrt, ki temelji na kontnem okviru za gospodarske družbe, objavljenem v Uradnem listu. Analitični kontni načrt družbe predpiše vodja računovodstva in je dostopen v računalniški aplikaciji.

Analitični razvid kupcev in dobaviteljev družba vodi v okviru glavne knjige. Za usklajevanje saldakontov kupcev je zadolžen direktor FRS, ki posreduje potrebne popravke vodji računovodstva. Za usklajevanje in knjiženje popravkov v saldakontih dobaviteljev je odgovoren finančni knjigovodja.

Družba knjiži poslovne dogodke v 8 dneh od njihovega nastanka.

Zaključevanje in natis glavne knjige družba opravi do konca aprila oz. po opravljeni reviziji za preteklo leto in ga hrani trajno.

Ob koncu poslovnega leta je potrebno do 30. aprila v naslednjem letu zaključiti, natisniti, zvezati in odložiti tudi pomožno knjigo saldakontov kupcev in dobaviteljev. Natisnejo in odložijo se tudi devizne kartice kupcev in dobaviteljev.

Vodja računovodstva vse elektronske arhive, ki se tičejo računovodstva, po zaključku leta v naslednjem letu do 30. aprila prenese v posebno mapo Arhiv. Po nalogu direktorja FRS pripravljeno gradivo arhivira vodja informatike.

Konec leta je potrebno shraniti podatke kot jih določa Pravilnik o vsebini, obliki, načinu in rokih za predložitev izpisa podatkov iz elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc zavezanca za davek, ki je začel veljati 1. 1. 2008. Shranijo se podatki na treh datotekah, in sicer:

• datoteka s podatki iz glavne knjige za koledarsko oz. poslovno leto,

• datoteka s podatki o odbitnem DDV, za koledarsko leto in

• datoteka s podatki o obračunanem DDV, za koledarsko leto.

Podatki se shranijo na standardnih hranilnih medijih, t.j. zgoščenkah (CD) ali standardnih zgoščenkah (DVD). Poleg podatkov na hranilnih medijih, se izdela tudi papirni izpis za prvih in zadnjih deset zapisov posamezen datoteke, ki so popolna kopija računalniških podatkov, zapisanih na mediju, brez posebnih oblikovnih dodatkov.

Datoteka glavne knjige vsebuje podatke zapisane v glavno knjigo, kakor je opredeljeno v Slovenskih računovodskih standardih ter v Mednarodnih standardih računovodskega poročanja. V datoteko so zajete vse posamične knjižbe povezane s poslovnimi dogodki, ki spreminjajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke, izkazane po posameznih razčlenitvenih kontih.

Datoteka o odbitku DDV vsebuje podatke o odbitnem DDV, na osnovi verodostojnih knjigovodskih listin, kot so prejeti računi, uvozne carinske deklaracije (EUL), odločbe carinskega in davčnega organa, ter ostaline listine vezane s pravicami do odbitka vstopnega DDV in listine, ki dokazujejo upravičenost naknadnih popravkov vstopnega DDV.

V datoteko izpisa obračunanega DDV se zapisujejo podatki o obračunanem DDV, kakor so izkazani na ustreznih listinah, kot so izdani in prejeti računi, knjigovodske listine o plačilih in izplačilih, knjigovodske listine o naknadnih popravkih obračunanega DDV, odločbe carinskega in davčnega organa ter druge listine, s katerimi se dokazuje izvozna dobava, kot…