4.7.3 Službeno potovanje
Kristinka Vuković Sonja Kermat Urška Juršev
Definicija
Službeno potovanje je potovanje iz kraja stalne zaposlitve zaradi opravljanja določenih nalog oziroma obveznosti po nalogu delodajalca oziroma pri delodajalcu neposredno nadrejenega delavca.
PRAVNI VIDIK
Povračila stroškov v zvezi s službenimi potovanji so pravica zaposlenih, ki izhaja iz zakona o delovnih razmerjih in kolektivnih pogodb za posamezne dejavnosti.
Predpisi, ki določajo zneske povračil stroškov (med nje sodijo tudi povračila stroškov na službenih potovanjih) in drugih prejemkov ter pogoje, pod katerimi so zaposleni v gospodarstvu upravičeni do njih, so:
- Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1),
- Kolektivne pogodbe dejavnosti (objavljene v različnih uradnih listih), sklenjene na podlagi Zakona o kolektivnih pogodbah,
- Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (3317/2019 Ur. l. RS), če se KPdej sklicuje nanjo,
- Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (6105/2006 Ur.l.RS), če se KPdej sklicuje nanjo,
-
Določbe delovnopravnih predpisov o zneskih nekaterih povračil in drugih prejemkov so precej raznolike, zneski upravičenj po kolektivni pogodbi so v nekaterih primerih različni, zato je smiselno, da se plačilo povračil stroškov in drugih prejemkov v podjetju uredi z internim aktom (pravilnikom o računovodstvu, sklepom), čeprav je direktna uporaba zunanjega predpisa tudi možna. Zakon o kolektivnih pogodbah v 5. členu določa, da se delodajalci, ki jih zavezuje kolektivna pogodba, pri sklepanju kolektivnih pogodb na ožji ravni dogovorijo o pravicah in pogojih, ki so za zaposlene ugodnejši.
Zato je potrebno pri izplačevanju povračil stroškov in drugih prejemkov zaposlenim izhajati iz:
- notranjega akta podjetja, ki naj določa pravila obračunavanja in izplačevanja povračil stroškov in drugih prejemkov,
- KPdej, ki za posamezne vrste izplačil določa pravila in obračunavanje, razen če se sklicuje na drug predpis (na primer na davčno uredbo, na KPPI, na zakon o višini povračil stroškov, ki velja za javni sektor, ali na kaj drugega)r
- Zakon o delovnih razmerjih, ki določa pravice samo v splošnem.
Če so pravice iz kolektivne pogodbe, zakona ali internih aktov podjetja ugodnejše od davčno priznanih zneskov, so zneski nad tistimi iz davčne uredbe obremenjeni s prispevki za socialno varnost in dohodnino.
Predpisi, ki določajo dajatve pri povračilih stroškov in drugih prejemkov, so naslednji:
- Zakon o dohodnini (ZDoh-2) s spremembami in dopolnitvami,
- Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (6105/2006 Ur.l.RS),
- Zakon o prispevkih za socialno varnost (ZPSV) s spremembami in dopolnitvami.
RAČUNOVODSKI VIDIK
Kot to določa Slovenski računovodski standard 12 (SRS2016) in kontni okvir za gospodarske družbe so povračila stroškov zaposlenim v zvezi z delom stroški storitev. Med stroški povračil na službenih potovanjih se pojavljajo predvsem naslednji stroški: dnevnice, kilometrine, stroški nočitev, stroški prevoza z javnimi prevoznimi sredstvi, stroški parkirnin in cestnin, stroški za vstopnice, stroški pogostitve poslovnih partnerjev...
Splošna pravila obračunavanja stroškov za službena potovanja v državi in v tujini podjetja praviloma uredijo v svojem internem aktu. Pravila, ki urejajo obračunavanje in izplačevanje povračil stroškov na službenih potovanjih v državi in na službenih potovanjih v tujini, so lahko takšna:
- za službeno potovanje v državi in v tujini se lahko upravičencu izplača akontacija v znesku predvidenih stroškov, ki morajo biti v nalogu za službeno potovanje natančno razčlenjeni,
- akontacija za povračilo stroškov službenega potovanja v državi se zaposlenemu obvezno nakaže na njegov transakcijski račun, akontacija za povračilo stroškov službenega potovanja v tujini se zaposlenemu praviloma nakaže na njegov transakcijski račun,
- akontacija se ne izplača, če upravičenec iz neupravičenih razlogov ni predložil obračunov prejšnjih službenih potovanj v predpisanem roku ali ni poravnal obveznosti v zvezi z njimi,
- nalog za službeno potovanje zaposlenemu podpiše predstojnik oziroma druga pooblaščena oseba,
- nalog za službeno potovanje se izda v pisni obliki, izjemoma se lahko v nujnih primerih odredi službeno potovanje tudi ustno, telefonsko ali elektronsko; v takem primeru se pisni nalog izda najkasneje v 2 dneh po odhodu upravičenca na službeno potovanje,
- obračun stroškov, nastalih na službenem potovanju in morebitni ostanek sredstev se predložita pristojnemu zaposlenemu naslednji dan po potovanju, najpozneje pa v 7 dneh po njem; pristojni zaposleni je dolžan vso dokumentacijo v zvezi s službenim potovanjem predati finančni službi podjetja v 7 dneh po prejemu obračuna,
- obračun se opravi na osnovi izvirnih dokazil o stroških, ki jih je potrebno priložiti nalogu za službeno potovanje, na katerem so obračunani stroški službenega potovanja,
- potnemu nalogu je potrebno priložiti poročilo o opravljenem službenem potovanju,
- opravljene delovne ure na službenem potovanju se obračunajo na osnovi poročila o službenem potovanju.
Za pravilno računovodsko obravnavo stroškov službenega potovanja je potrebno upoštevanje Pravil skrbnega računovodenja, točke 1.4, ki pravi, da so izvirne knjigovodske listine o poslovnih dogodkih listine,…
